¿Se justifica esa junta?

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Junta

El ejecutivo que siente que le falta tiempo para hacer lo que tiene que hacer, debe examinar aquel tiempo que emplea en las actividades rutinarias.

Por lo general aceptamos este tipo de actividades como algo inevitable, empezamos a verlas como algo esencial y pocas veces nos ponemos a considerar el tiempo que gastamos en ellas.

Hay una serie de preguntas que pueden ayudarnos a clarificar la manera en que aprovechamos el tiempo. Con respecto a las actividades rutinarias, podríamos preguntarnos lo siguiente: ¿es realmente necesaria? ¿es verdaderamente indispensable emplear en ella todo ese tiempo?

El director general de una gran compañía sospechaba que las juntas semanales con su personal no arrojaban beneficios que justificaban el tiempo en ellas empleado, aunque en ellas se debatía animadamente. A manera de experimento, decidió suprimir esas reuniones en fechas determinadas y dijo a sus ejecutivos:

-Cuando tengan algún problema que requiera una junta me lo dicen y celebraremos una especialmente para ese propósito.

Con este nuevo sistema esperaba tener una junta cada quince días, más o menos, pero vio con asombro que sólo celebró cinco en el año. De algún modo los problemas se resolvieron mediante comunicaciones escritas, llamadas telefónicas y breves reuniones en las que solo participaron dos o tres personas.

Con frecuencia las juntas cumplen con una función útil: exponen una serie de opiniones sobre un mismo problema, mantienen informadas a las personas que asisten a ellas y a menudo contribuyen a reforzar el espíritu de equipo y el entusiasmo por los objetivos comunes.

Por otra parte, las juntas reúnen a  personas que no están directamente interesadas en todos los problemas que se tratan y que de manera invariable, desperdician el tiempo en conversaciones “útiles” pero que no son fundamentales. Cuando mayor es el número de participantes más tardan en llegar a una decisión y más tiempo se desperdicia.

De toda junta a fecha fija, cabe sospechar que tal vez constituya una perdida de tiempo. Y si suele durar siempre el mismo tiempo, esa sospecha puede resultar una certeza.

¿Es la junta en cuestión realmente necesaria para justificar el tiempo que le dedicarán los participantes o es tan sólo una costumbre que sale cara?

¿Es preciso celebrarlas con esa frecuencia? ¿No sería preferible programar una junta únicamente cuando hay un número suficiente de temas importantes por examinar?

Si es necesario celebrarla sistemáticamente ¿por que no hacerlo cada dos semanas en vez de semanalmente? ¿o una vez al mes y no cada quince días?

¿Por que hay que convocar a tantas personas? ¿no sería mejor circular una lista de problemas que van a examinarse de manera que quienes no están interesados en ello se abstengan de asistir?

¿Cómo se organiza la junta? ¿Se examinan en primer lugar los problemas que conciernen al mayor número de asistentes? ¿pueden algunos marcharse una vez que se ha tratado los problemas que les interesan? ¿o tienen que permanecer hasta el final?

¿Suele durar una junta el mismo tiempo siempre? ¿Se alarga la discusión solo para llenar el tiempo disponible? ¿no convendría limitar ese tiempo de acuerdo con la extensión y la importancia de los temas?

¿Las personas que asisten a una junta lo hacen primordialmente con fines de información? De ser así ¿no habría un medio más conveniente, por ejemplo un breve boletín acerca de las actas  y resultados? Las nuevas tecnologías de la comunicación hoy existentes han ido supliendo estas juntas por medio de foros virtuales a los cuales todos los interesados están enterados al momento de lo que acontece y ofrecer sus opiniones al momento sin importar horario ni distancia.

Todo aquello que uno efectúa de manera rutinaria (a diario, semanalmente o una vez al mes) merece ser examinado con detenimiento, tanto si se trata de una lectura de documentos, como de la redacción de informes o el hecho simple de cortarse el pelo.

¿Es realmente necesario hacer eso con tal frecuencia? ¿debe durar siempre tanto tiempo? ¿no podría hacerlo otra persona? Si usted pudiera reducir el tiempo dedicado a esto, hacerlo con menos frecuencia o bien delegar en otro este asunto ¿no habría algo que usted pudiera llevar a cabo en su lugar?

Nada funciona mientras no se intenta. Nada no se realiza mientras no se planea.

Fuente: Colección Documenta. Banco Nacional de México. 1979-1982.

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